Plan een bakkie

Slimme, gebruiksvriendelijke software voor planning en facturatie

POZ koppelt zorg-ZZP’ers aan instellingen. Een dienst publiceren stuurt automatisch een uitnodiging via WhatsApp of SMS, en de gewerkte uren rollen zonder overtypen door naar de factuur.

Het planbord van POZ met diensten per dag en hun status

Wat het opleverde

  • Diensten publiceren stuurt automatisch uitnodigingen via WhatsApp of SMS
  • Gewerkte uren lopen zonder overtypen door naar de juiste factuur
  • Klanten keuren diensten zelf goed, nog vóór er gefactureerd wordt

Modules in deze case

  • Planning en taakbeheer
  • Facturatie
  • Tariefmanagement
  • Status

De uitdaging

POZ koppelt zelfstandige zorgprofessionals (ZZP'ers) aan zorginstellingen. Een belangrijke taak, maar het plannen en beheren van deze diensten bleek in de praktijk omslachtig. Ze werkten met een systeem waar ze eerder ervaring mee hadden, maar dat bleek niet flexibel genoeg en miste cruciale functies.

Het plannen van diensten, communiceren met kandidaten en het bijhouden van status en beschikbaarheid verliep traag en onoverzichtelijk. Ook de facturatie was complex, handmatig, foutgevoelig en tijdrovend.

POZ zocht naar een gebruiksvriendelijke oplossing waarmee ze diensten snel konden publiceren, kandidaten automatisch konden uitnodigen via bijvoorbeeld WhatsApp of SMS, en direct konden zien wie had gereageerd of geaccepteerd.

Daarnaast wilden ze dat de gewerkte uren automatisch gekoppeld werden aan facturatie, zodat zowel klanten als ZZP'ers direct de juiste facturen kregen. Kortom, minder handwerk, meer overzicht, en een systeem dat écht met ze meegroeit.

Wat we bouwden

Voor POZ ontwikkelden we een modulair plansysteem dat naadloos aansluit op hun werkwijze. POZ kan eenvoudig diensten aanmaken en automatisch uitnodigingen versturen via WhatsApp of SMS naar passende ZZP'ers.

Deze kunnen direct via hun app reageren, waardoor de beschikbaarheid en planning altijd up-to-date is. Alle dienststatussen zijn real-time zichtbaar in een overzichtelijk dashboard.

We koppelden dit systeem direct aan onze facturatiemodule. Zodra een dienst is afgerond, worden de gewerkte uren automatisch geregistreerd en verwerkt in de juiste facturen. Dit voorkomt fouten en bespaart veel tijd.

Extra functies zoals standaard diensttijden, bulkplanning en tariefkoppelingen maken het systeem flexibel en schaalbaar. Voor klanten ontwikkelden we bovendien een portaal waarin ze zelf diensten kunnen aanvragen en gewerkte uren kunnen goedkeuren, nog voordat er wordt gefactureerd.

Het resultaat is een gebruiksvriendelijk, efficiënt systeem dat de hele keten ondersteunt, van planning tot facturatie.

UXIT is een jong en energiek team dat uitstekend de vertaalslag maakt tussen de wensen van de klant en passende IT-oplossingen. Ze zijn altijd goed bereikbaar, reageren snel op vragen en houden zich consequent aan afspraken. De prijs-kwaliteitverhouding is zeer goed. Ze denken proactief mee en bieden inzichten om processen te verbeteren. Een betrouwbare partner die echt met je meedenkt!
Michel Bontan, eigenaar POZ

Slim inplannen zonder dubbel werk

Bulkdiensten, herhalende diensten én automatische tariefkoppeling

Het planningssysteem van POZ is gebouwd voor snelheid, overzicht en slimme automatisering. Medewerkers kunnen eenvoudig bulkdiensten of herhalende diensten aanmaken met vooraf ingestelde tijdsloten, waardoor plannen nauwelijks nog handmatig werk vraagt. Daarnaast worden inkoop- en verkooptarieven automatisch gekoppeld aan het type dienst en de kwalificaties van de ZZP'er. Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat alles vanaf het begin klopt, van planning tot factuur. Dankzij slimme weekweergaven en suggesties is het eenvoudig om gaten in de planning te signaleren en snel te vullen. Minder klikken, meer controle en een planning die echt meedenkt.

Het planscherm van POZ met bulkdiensten en tijdsloten

Direct contact en overzicht in de ZZP-app

WhatsApp-uitnodigingen, realtime status en persoonlijke planning in één app

Voor zorgprofessionals hebben we een eenvoudige en efficiënte app gebouwd. Zodra POZ een dienst publiceert, ontvangen geselecteerde ZZP'ers automatisch een uitnodiging via WhatsApp of SMS. Met één klik openen zij hun app, bekijken de details, en accepteren de dienst direct. Elke gebruiker ziet in één overzicht zijn openstaande, geaccepteerde of afgeronde diensten. Ook kunnen zij eenvoudig hun agenda synchroniseren voor extra duidelijkheid. Door deze directe en laagdrempelige communicatie verloopt het proces snel en soepel. Geen losse belletjes of mailtjes meer, de juiste informatie komt direct op de juiste plek, voor iedereen.

De app voor zorgprofessionals met de details en status van een dienst

Zelf regie met het klantenportaal

Diensten plannen, controleren en goedkeuren in een helder overzicht

Voor klanten van POZ hebben we een gebruiksvriendelijk klantenportaal ontwikkeld. Hierin kunnen ze zelf diensten aanvragen en ingeplande diensten goedkeuren, nog vóór de facturatie plaatsvindt. Hierdoor ontstaat minder ruis in het proces en worden fouten of correcties (zoals creditnota's) grotendeels voorkomen. Klanten kunnen per dienst opmerkingen plaatsen, hebben volledig inzicht in alle geplande zorgmomenten en kunnen hun eigen historie makkelijk terugvinden. Ook facturen, statusupdates en communicatie zijn centraal beschikbaar. Het resultaat is meer overzicht, snellere afhandeling en een prettige samenwerking tussen POZ, klant en zorgverlener, allemaal binnen één cloud-based systeem.

Het klantenportaal met facturen en een downloadknop

Nog een project

Ander bedrijf, andere sector, hetzelfde recept: bestaande modules als basis, maatwerk waar het proces echt afwijkt.

Herken je hier iets in?

Als er in jouw bedrijf ook iemand gegevens van het ene scherm naar het andere overtikt, is er meestal meer mogelijk dan je denkt. Eén gesprek is genoeg om dat te weten.

Plan een bakkie 010 - 30 721 82