Elke tankbeurt kwam binnen als regel in een Excelsheet. Nu worden er wekelijks honderden regels automatisch gekoppeld aan het juiste contract, met de juiste marge, en verstuurd als factuur.
Wat het opleverde
Modules in deze case
Dieselcentrale levert tankpassen. Iedere keer dat iemand bij een tankstation, in Nederland of in het buitenland, tankt, ontvangt Dieselcentrale een Excelsheet met alle kosten. Om de dienstverlening efficiënt te houden, was automatisering noodzakelijk. Tanktransacties moeten automatisch gefactureerd worden en producten moeten automatisch gekoppeld worden aan bestaande contracten. Daarnaast bevatten contracten variabele marges die automatisch verwerkt moeten worden.
Deze excel-lijsten hebben we eerst automatisch verwerkt door te uploaden en vervolgens met slimme logica de regels te koppelen aan contracten. Op basis van deze contracten worden de facturen verzonden. Daarna zijn we gaan kijken om het nog efficiënter in te regelen door tankregels op te halen met een API. Door steeds kleine verbeteringen door te voeren hebben we de tool verder uitgebreid en worden er nu wekelijks al honderden regels verwerkt en het groeit nog stevig door.
Aanmaken, bewerken, versturen
Door slim gebruik te maken van onze bestaande facturatiemodule, gecombineerd met op maat gemaakte logica, konden we razendsnel de basis van de applicatie neerzetten. Vanuit dit centrale overzicht kunnen medewerkers eenvoudig in bulk tankregels koppelen aan facturen.
Elke gekoppelde tankregel krijgt automatisch de juiste marge toegewezen op basis van het bijbehorende klantcontract, bijvoorbeeld voor producten als benzine of diesel. Dit zorgt voor een efficiënt facturatieproces met minimale kans op fouten en maximale controle over marges.
Stel prijzen op per klant
Met ons gebruiksvriendelijke maar krachtige contractsysteem bepaalt Dieselcentrale exact welke marges gelden, welke producten binnen een contract vallen en tot wanneer het contract loopt.
Door per klant of bedrijf éénmalig contracten in te richten en de juiste producten eraan te koppelen, is verdere handmatige actie overbodig. Het systeem handelt daarna alles automatisch af, van margetoekenning tot verwerking in facturen. Volledig geautomatiseerd, foutloos en tijdbesparend.
Overzicht van alle data
Een robuuste applicatie is niet compleet zonder een dashboard. Daarom hebben we een overzichtelijk en flexibel dashboard ontwikkeld waarin belangrijke data direct inzichtelijk is.
Gebruikers kunnen eenvoudig omzetgegevens analyseren en inzoomen op details per product, klant, tankpas of contract. Zo wordt direct duidelijk wat er getankt is, hoeveel omzet dat heeft opgeleverd, en waar de kansen of aandachtspunten liggen.
Het resultaat is dat Dieselcentrale beschikt over een helder en actueel overzicht van alle activiteiten binnen het bedrijf, essentieel voor grip en sturing.
Ander bedrijf, andere sector, hetzelfde recept: bestaande modules als basis, maatwerk waar het proces echt afwijkt.
Als er in jouw bedrijf ook iemand gegevens van het ene scherm naar het andere overtikt, is er meestal meer mogelijk dan je denkt. Eén gesprek is genoeg om dat te weten.
